Récolement des archives communales

🔍 Qu’est-ce que le récolement des archives ?

Le récolement des archives est un état des lieux formalisé des archives communales (ou intercommunales), réalisé lors d’un changement d’exécutif.

Il prend la forme :

• d’un procès-verbal de décharge (pour le maire ou président sortant),

• et d’un procès-verbal de prise en charge (pour le maire ou président entrant),

• auxquels est annexé un récolement (sommaire ou détaillé) listant les archives conservées par la collectivité.

⚖️ Une obligation réglementaire pour les communes

Pour les communes, le récolement est obligatoire, y compris lorsque le maire sortant est réélu.

Il découle directement :

• de la responsabilité légale du maire en matière de conservation des archives publiques,

• et ne nécessite aucune délibération du conseil municipal.

📌 Trois exemplaires du procès-verbal et de son annexe

doivent être établis :

1. un pour le maire sortant,

2. un pour le maire entrant,

3. un pour le préfet du département.

Cette obligation repose sur l’arrêté interministériel du 31 décembre 1926 (article 4), toujours en vigueur.

🛡️ Un enjeu majeur de responsabilité

Le récolement n’est pas une simple formalité administrative.

🔐 Il permet :

• de dégager la responsabilité du maire sortant,

• et d’engager celle du maire entrant pour la durée du mandat, sur les documents listés.

En cas de perte, de destruction ou de disparition d’archives, ce document constitue une pièce déterminante, tant sur le plan civil que pénal.

⚠️ À noter : des sanctions pénales existent en cas de détournement ou de disparition d’archives publiques, même sans intention frauduleuse.

Zoom sur l'image

✍️ Qui rédige le récolement ?

Dans la pratique :

• le travail est généralement réalisé par un agent communal (secrétaire de mairie, agent administratif, agent en charge des archives),

• sous l’autorité du maire sortant.

📅 Quand et comment procéder ?

• Le repérage des archives gagne à être engagé avant les élections municipales.

• Le procès-verbal est signé dans les plus brefs délais après l’installation du nouveau maire.

• Les deux exécutifs (sortant et entrant) vérifient ensemble la présence des documents avant signature.

Cas n°1 : archives non classées

👉 Il ne faut pas chercher à classer dans l’urgence.
Il convient de :

• localiser registres, boîtes et dossiers,

• lister les grandes catégories de documents,

• préciser les dates extrêmes et les éventuelles lacunes,

• indiquer les lieux de conservation.

Cas n°2 : archives déjà classées

👉 Le récolement consiste à vérifier physiquement la présence des documents figurant à l’inventaire existant.

📈 Un outil utile au-delà du changement d’équipe

Au-delà de son aspect réglementaire, le récolement est :

• un outil de pilotage pour le nouvel exécutif,

• un appui pour les agents,

• un point d’entrée pour améliorer la gestion des archives (locaux, sécurité, éliminations réglementaires, lacunes…),

• un levier de valorisation de l’histoire communale.

Un récolement bien tenu est souvent le reflet d’une gestion saine et rigoureuse de la collectivité.